Менеджеру ВЭД: Как оформить счет для экспорта.Менеджеру ВЭД: Как оформить счет для экспорта.

У нас в стране нет системы учета материальных ценностей на предприятии, которая могла бы дать документы, соответствующие требованиям таможенного оформления.
Если составить перечень информации, которая должна была бы присутствовать в экспортном счете, и задать себе вопрос «Возможно ли отразить каждый из нужных пунктов в экспортном счете, используя бухгалтерскую программу?», то какие результаты можем получить?

Информация, необходимая для таможенного оформления:
Продавец и его адрес
Отправитель и его адрес
Покупатель и его адрес
Получатель и его адрес
Номер и дата договора
Условия поставки
Наименование товара
Единица измерения товара
Количество товара
Цена товара
Вид транспорта
№ транспортного средства
Место отправления
Место назначения
Условия оплаты
Банковские реквизиты продавца
Указания продавца относительно заполнения платежного поручения
Ф.И.О. руководителя
Ф.И.О. главного бухгалтера

Если необходимо оформить счет для экспорта с таким количеством информации, то следует воспользоваться готовыми формами, которые изменяются и заполняются в зависимости от конкретной ситуации: способом оплаты, номером договора, наименованием покупателя и т.д. и т.д. Это касается как счетов, заполняемых в момент отгрузки, так и счетов на (пред)оплату. При этом бухгалтер, получив заявку на оформление счета, вводит необходимую информацию в систему учета движения материальных ценностей, которая присваивает номер будущему счету. Номер и дата будущего счета вводятся в готовую форму, куда вносится также остальная информация об экспортной операции. При наличии номера счета и готовой формы остается только определить, кто из сотрудников оформит счет для экспорта, распечатает его и подготовит для подписания.

 

Какие формы можно использовать для работы?

Для работы могут понадобиться счет на предоплату, счет на отгружаемую партию (иногда его называют счетом-фактурой) и счет для отгрузки без оплаты (только для таможенных целей). При желании, эти три вида счетов можно заменить одним – счетом на отгружаемую партию. Если иметь под рукой готовую форму такого счета, то оформить остальные виды счетов можно будет без особого труда, за несколько минут.
По способу исполнения можно предложить документы, выполненные в программах Word или Excel. По своим задачам эти приложения Microsoft Office сильно разнятся, поэтому и документы получаются с разными возможностями.

Например, счет из Excel автоматически подсчитывает суммы, и пользователь может не беспокоиться за правильность подсчетов, чего не скажешь о счете из Word, где приходится очень внимательно впечатывать каждую цифру, что занимает больше времени. С точки зрения эстетики больше радует Word, где быстрее создаются приличные на вид документы.

Формы счетов сможет найти и выбрать для своей работы любой пользователь Интернета. Нужно сделать это заранее. Если первое в вашей практике таможенное оформление экспорта не удалось оформить с качественным счетом, это можно сделать при дальнейших отгрузках.