Менеджеру ВЭД: Как оформить счет для экспорта.Счет на экспортную отгрузку

 

 

Счет на отгрузку можно по праву считать главным документом для экспортной операции, после внешнеэкономического договора. Счет содержит самый большой объем информации (по сравнению с другими сопроводительными документами), эта информация используется экспортером для осуществления действий по вывозу товара за границу.

 

Цели оформления счета на отгрузку:

1. Оформить финансовый документ, позволяющий продавцу произвести таможенное оформление экспорта и отгрузку товара, а покупателю и/или получателю произвести таможенное оформление импорта и получить товар. Счет на отгрузку используется также в качестве финансового документа для оформления транзита по территории стран транзита.
2. Завершение процесса подготовки экспортной документации. К моменту оформления счета должны быть готовы:
а) техническая документация;
б) документ о качестве;
в) документ об упаковке товара;
г) документ о маркировке товара (в случае необходимости);
д) документы, необходимые для перевозки опасного груза (в случае необходимости).
3. Завершение процесса подготовки товара к отгрузке. Товар должен быть соответствующим образом упакован, маркирован и подготовлен к отгрузке.

Счет на отгрузку используется в качестве финансового документа для:

а) заполнения транспортных документов;
б) заполнения таможенных документов;
в) оформления разрешительных документов в государственных и иных учреждениях;
г) проводки банковских документов;
д) проводки бухгалтерских документов, в т.ч. для учета движения товарно-материальных ценностей (в случае отсутствия расходных накладных или подобных документов);
е) оформления документов о происхождении товаров.

Счет на отгрузку может в некоторых случаях заменять:

1. Транспортный документ. Для этого он должен содержать детальную информацию о транспорте, которым перемещается товар;
2. Документ об упаковке. Для этого он должен содержать информацию о способе упаковки, описание грузовых мест, информацию о количестве грузовых мест;
3. Отгрузочную спецификацию. Для этого он должен содержать подробную информацию о характере груза, о его номенклатуре, позволяющую идентифицировать весь груз;
4. Документ о происхождении товара. Для этого он должен содержать заявление экспортера о стране происхождения товара;
5. Договор (в случае его отсутствия). Для этого счет на отгрузку должен содержать подробную информацию о сделке: о намерениях сторон, о грузе, способе перемещения, условиях поставки, валюте платежа и т.д.
6. Счет на предоплату. Стороны договора используют один и тот же счет в качестве финансового документа с момента предоплаты до окончания процесса таможенного оформления в стране импортера. При этом счет не может изменяться, за исключением случаев, когда обе стороны договорились внести изменения в счет. Но это может происходить лишь до начала таможенного оформления экспорта.

Как определить количество и характер информации, которую необходимо отобразить в счете на отгрузку?

Можно поступить следующим образом:
1. Определите цели использования счета.
2. Определите характер информации, которая понадобится для вашего случая.
3. Оформите счет исходя из ваших потребностей.

Какую информацию не следует отображать в счете на отгрузку?

Никогда не следует вносить в счет информацию, которая может измениться с момента оформления счета на отгрузку до начала таможенного оформления. Например, зачем в счете писать номер транспортного средства, если в какой-то неприятный момент выяснится, что транспортную единицу придется заменять из-за технической неисправности? Или другой пример: в счет внесена информация о весе брутто товара (то есть, указан вес товара с упаковкой), но позже обнаруживается, что вес брутто совершенно другой, так как при упаковке товара была использована другая тара (упаковка). Практика показывает, что, желая оформить счет с подробной информацией о сделке, можно оказать самому себе «медвежью» услугу. Счет, который сначала покажется симпатичным, может принести его создателю неприятности. Самый правильный путь: при подготовке счета не упускайте ни одной детали, тогда все окажется под контролем, и неприятностей никогда не будет. Счет должен оставаться, прежде всего, финансовым документом.