Счет на экспортную отгрузку

Счет на отгрузку можно по праву считать главным документом для экспортной операции, после внешнеэкономического договора. Счет содержит самый большой объем информации (по сравнению с другими сопроводительными документами), эта информация используется экспортером для осуществления действий по вывозу товара за границу.

Цели оформления счета на отгрузку:

1. Оформить финансовый документ, позволяющий продавцу произвести таможенное оформление экспорта и отгрузку товара, а покупателю и/или получателю произвести таможенное оформление импорта и получить товар. Счет на отгрузку используется также в качестве финансового документа для оформления транзита по территории стран транзита.
2. Завершение процесса подготовки экспортной документации. К моменту оформления счета должны быть готовы:
а) техническая документация;
б) документ о качестве;
в) документ об упаковке товара;
г) документ о маркировке товара (в случае необходимости);
д) документы, необходимые для перевозки опасного груза (в случае необходимости).
3. Завершение процесса подготовки товара к отгрузке. Товар должен быть соответствующим образом упакован, маркирован и подготовлен к отгрузке.

Счет на отгрузку используется в качестве финансового документа для:

а) заполнения транспортных документов;
б) заполнения таможенных документов;
в) оформления разрешительных документов в государственных и иных учреждениях;
г) проводки банковских документов;
д) проводки бухгалтерских документов, в т.ч. для учета движения товарно-материальных ценностей (в случае отсутствия расходных накладных или подобных документов);
е) оформления документов о происхождении товаров.

Счет на отгрузку может в некоторых случаях заменять:

1. Транспортный документ. Для этого он должен содержать детальную информацию о транспорте, которым перемещается товар;
2. Документ об упаковке. Для этого он должен содержать информацию о способе упаковки, описание грузовых мест, информацию о количестве грузовых мест;
3. Отгрузочную спецификацию. Для этого он должен содержать подробную информацию о характере груза, о его номенклатуре, позволяющую идентифицировать весь груз;
4. Документ о происхождении товара. Для этого он должен содержать заявление экспортера о стране происхождения товара;
5. Договор (в случае его отсутствия). Для этого счет на отгрузку должен содержать подробную информацию о сделке: о намерениях сторон, о грузе, способе перемещения, условиях поставки, валюте платежа и т.д.
6. Счет на предоплату. Стороны договора используют один и тот же счет в качестве финансового документа с момента предоплаты до окончания процесса таможенного оформления в стране импортера. При этом счет не может изменяться, за исключением случаев, когда обе стороны договорились внести изменения в счет. Но это может происходить лишь до начала таможенного оформления экспорта.

Как определить количество и характер информации, которую необходимо отобразить в счете на отгрузку?

Можно поступить следующим образом:
1. Определите цели использования счета.
2. Определите характер информации, которая понадобится для вашего случая.
3. Оформите счет исходя из ваших потребностей.

Какую информацию не следует отображать в счете на отгрузку?

Никогда не следует вносить в счет информацию, которая может измениться с момента оформления счета на отгрузку до начала таможенного оформления. Например, зачем в счете писать номер транспортного средства, если в какой-то неприятный момент выяснится, что транспортную единицу придется заменять из-за технической неисправности? Или другой пример: в счет внесена информация о весе брутто товара (то есть, указан вес товара с упаковкой), но позже обнаруживается, что вес брутто совершенно другой, так как при упаковке товара была использована другая тара (упаковка). Практика показывает, что, желая оформить счет с подробной информацией о сделке, можно оказать самому себе «медвежью» услугу. Счет, который сначала покажется симпатичным, может принести его создателю неприятности. Самый правильный путь: при подготовке счета не упускайте ни одной детали, тогда все окажется под контролем, и неприятностей никогда не будет. Счет должен оставаться, прежде всего, финансовым документом.